Stapsgewijs naar een AI-gedreven organisatie: Hoe je begint zonder je bestaande processen te verstoren.

Stapsgewijs naar een AI-gedreven organisatie: Hoe je begint zonder je bestaande processen te verstoren.

Je kunt geen krant, tijdschrift openslaan of website en sociale media bekijken of er is een bericht over AI en de oneindige mogelijkheden. Je zou haast het gevoel krijgen dat je de boot gemist hebt. Buiten dat dit niet waar is, is het altijd goed kritisch te blijven welke toegevoegde waarde AI voor jouw organisatie, proces of persoonlijk brengt.

Al sinds begin jaren 80 van de vorige eeuw wordt gewerkt met computers in organisaties. Destijds nog een bijzonderheid, maar inmiddels gemeengoed. Ook in die periode van de opkomst van de Personal Computer waren de sentimenten dat dit de arbeidsmarkt op zijn kop zou zetten. En natuurlijk is dat ook gebeurd, maar lang niet met het tempo en de snelheid waarmee het verkondigd werd. Inmiddels zijn we ruim 50 jaar verder en lijkt met de explosieve ontwikkeling van AI hetzelfde te gebeuren. In de media wordt vaak gekeken naar de toekomstige mogelijkheden en gevolgen van inzet van AI in (bedrijfs)processen. Het punt is: dat gebeurt niet ineens of zomaar. Daar moet gewoon voor gewerkt worden en vooral planmatig aangepakt worden.

Bij het nadenken over welke mogelijkheden AI kan hebben voor je eigen organisatie zullen in eerste instantie vooral de pijnpunten naar voren komen. In de maakindustrie is planning een hot item. In een veranderende markt met allerlei onzekerheden is het plannen van werk geen eenvoudige opgave. AI als denkkracht is dan een logische gedachte. Het is meteen een van de meest complexe processen en de vraag is of dit het juiste startpunt is? De planning is cruciaal proces en daarmee experimenteren is bijna een garantie op verstoringen in je proces. Bij Callidus Works denken we dat het werken AI stapsgewijs kan worden ingezet. Voor elke organisatie is dat weer anders, maar kleine stappen en daarmee starten is een wijze aanpak. Deskundigen op het gebied van AI geven aan de deze ontwikkelingen met AI nog maar het begin is. Dan is stap voor stap een goede aanpak om ervaring op te doen en met de steeds voortschrijdende ontwikkelingen mee te groeien.

In een stap voor stap aanpak om te groeien naar een AI-gedreven organisatie is het logisch om bij aanvang van het bedrijfsproces te starten. De meeste processen in organisaties starten met een (klant)vraag. En die komen via een bericht binnen. Het kan een mail zijn, een vraag via de chatbot of via de telefoon. Bij Callidus Works geloven we dat het goed organiseren en behandelen van de berichtenstroom het proces verbetert, versnelt en met toepassing van AI ook vernieuwt. Zonder dat hiermee de rest van de opvolgende processen verstoord worden.

De Inflow Handler van Callidus Works werkt vanuit een kennisbank die ingericht wordt met bedrijfseigen informatie en data en voorzien wordt van slimme routeringsregels. Met deze combinatie zijn onderwerpen inhoudelijk en wat betreft toon en vorm op bijna persoonlijk niveau in te regelen. Het inrichten en onderhouden van de Inflow Handler is relatief eenvoudig. Het aanpassen van de kennisbank en routeringsregels is heel makkelijk te doen. Het vraagt om discipline en afspraken wie het beheer doet. Dat is een organisatorisch vraagstuk, dat voor iedere situatie anders zal zijn. Bij de inrichting en organisatie kan Callidus Works ondersteuning bieden via consultancy. Dat is vaak een eenmalige investering, die tijd, capaciteit en rust oplevert.

De Inflow Handler kan naast mail ook ingezet worden om een Chat-Agent en Call-Agent aan te sturen. Allemaal vanuit dezelfde brondata en informatie. Dat geeft een organisatie de mogelijkheid meerdere kanalen aan te bieden, waarbij dezelfde antwoorden gegeven worden. Vanuit de Inflow Handler kunnen met de antwoorden ook koppelingen gemaakt worden naar bestaande ERP- of CRM-systemen waarbij bijvoorbeeld afspraken vastgelegd kunnen worden.

Het vraagt een juiste inrichting van de Inflow Handler én onderhoud ervan. Telkens als er wijzigingen zijn in bijvoorbeeld bedrijfsinformatie, zal de ‘moderator’ dit aan moeten passen in de Inflow Handler. Die aanpassingen zijn laagdrempelig en eenvoudig te doen.

Callidus Works heeft met de Inflow Handler een platform ontwikkeld dat snel en praktisch aanpasbaar is aan veranderende omstandigheden. Het doel is tenslotte om de berichtenstroom snel en adequaat te behandelen. En tegelijkertijd doe je als organisatie ervaring op met AI-toepassingen en kun je zelf bepalen welke ondersteuning voor jouw organisatie nog meer wenselijk is en op welke termijn, zonder teveel verstoringen in je bestaande processen.

Wil je daar meer over weten, kijk dan op www.callidus.works of stuur direct een bericht naar info@callidus.works voor een demonstratie van de Inflow Handler met bedrijfseigen data.