In-house AI-team vs. AI-oplossingen van Callidus Works: Wat is slimmer voor jouw MKB-bedrijf?

De drempel om met AI aan de slag te gaan is in razend tempo verdwenen. Programmeren en automatiseren van (kantoor)processen is voor een grotere groep beschikbaar gekomen. Waar je tot voor kort programmeurs en ontwikkelteam nodig had, kun je nu zelf (met enige inspanning en geduld) in een kortere tijd een proces automatiseren. Dat is toch geweldig? Of is het niet zo rooskleuring allemaal?

Enige nuance is wel op zijn plaats. AI-tools zijn makkelijk aan te schaffen en bij Microsoft ‘krijg’ je er Co-pilot bij. Natuurlijk zijn daar kosten aan verbonden per abonnement, maar daarna kun je naar hartenlust aan de slag met het bouwen van persoonlijke agents. Dat is prima manier om kennis te maken met de (bijna) ongekende mogelijkheden van AI. Overigens denken deskundigen dat we nog maar de vooravond staan van de mogelijkheden van AI. Dat levert vergezichten op waarbij je jezelf nauwelijks kunt voorstellen dat het gaat gebeuren. Zoals bijvoorbeeld in ieder huishouden een eigen humanoïde robot. Waarschijnlijk dichterbij dan we denken, maar het heeft niet zoveel waarde om op dit moment met de verre toekomst bezig te zijn.

Terug naar de realiteit van nu. In organisaties wordt volop ingezet om met slimme agents processen te vereenvoudigen en repeterende handelingen te elimineren. Immers als je daar de boot mist, zijn je concurrenten je sneller af. In veel organisaties zijn AI-teams opgezet die met verdere optimalisatie met AI aan de slag gaan. Het vraagt een serieuze inspanning om dat proces goed te begeleiden en tot succes te brengen. Heel veel van deze initiatieven sterven in schoonheid. Dat heeft onder andere maken met het gebrek aan beschikbare tijd om een dergelijk proces te managen. Waar in veel organisaties de beschikbare capaciteit al onder spanning staat en vacatures op cruciale functies niet vervuld kunnen worden is dit een enorm dilemma. De inzet om met AI aan de slag te gaan is het elimineren van repeterende taken en daarmee juist extra ruimte te creëren! Dan geldt toch weer dat de ‘kosten voor de baten’ uitgaan. De AI-tools zijn snel en eenvoudig te maken. Daarin schuilt nog een ander gevaar. Zonder een visie en plan waar in de processen die optimalisatie moet brengen, juist de persoonlijke efficiency de boventoon gaat voeren. Of dat het totale proces verder helpt is de vraag.

De aanpassingen en verbeteringen moeten altijd passen in de strategie van de organisatie en dat is de meetlat om te kiezen voor aanpassingen. Zonder ingewikkelde AI-strategieën, kun je snel kleine en zinvolle stappen maken. Of je dat zelf moet doen of met andere partij, is sterk van de bedrijfssituatie afhankelijk. Het is klassieke ‘make or buy’ beslissing!

Een belangrijke overweging bij al dan niet besluiten om zelf met AI-tools aan de slag te gaan of niet, is of er beschikbare interne capaciteit en kennis is. Verder kan het zo zijn dat de kennis over AI juist in eigen huis moet blijven vanwege concurrentiepositie. In veel gevallen is het net zo goed of zelfs beter externe ondersteuning in te schakelen.

Callidus Works heeft slimme AI-tools die direct toepasbaar zijn in de praktijk. Daarbij zijn we gestart bij de aanvang van elk klantproces bij organisaties: inkomende berichten managen. Natuurlijk kun je daar als organisatie zelf ook mee aan de slag. Door de overvloed van berichten en communicatie ontbreekt het daarvoor aan tijd. Met de Inflow-Handler heeft Callidus een platform ontwikkeld waarmee met slimme routeringsregels en een kennisbank met bedrijfseigen informatie berichten naar de juiste persoon doorgestuurd worden, beantwoord en doorgezet kunnen worden vervolgsystemen in het proces. Met drie agents die ieder afzonderlijk inzetbaar zijn, krijg je weer grip of de (soms enorme) informatiestromen die organisaties moeten verwerken.

De Mail-Agent is geschikt voor het verwerken van de berichten van centrale mailboxen, de Chat-Agent is bijzonder geschikt om snel klantvragen (over bijvoorbeeld servicevoorwaarden) of van medewerkers (over HR-zaken als voorbeeld) te beantwoorden. De Call-Agent reguleert de telefoontjes die binnenkomen door gelijk te beantwoorden, een voicemail te vertalen naar tekst en daarop te antwoorden. Zeer geschikt en van waarde voor een ZZP’er.

Een combinatie van agents is via de Inflow Handler prima te organiseren en dat geeft rust en overzicht. De keuze is of de out-of-pocket kosten opwegen tegen de opbrengsten in tijd (lees: capaciteit) en daarmee de focus op de complexere vraagtsukken te kunnen leggen.

"Make or Buy"blijft een terugkerend vraagstuk in organisaties. De Inflow Handler is instapklaar en volledig aan te passen aan de bedrijfssituatie. Een flexibel en schaalbare oplossing voor de inkomende berichtenstroom. Het ontzorgt, geeft grip en schept meer ruimte en tijd!

Wil je daar meer over weten, kijk dan op www.callidus.works of stuur een bericht naar info@callidus.works voor een demonstratie van de Inflow Handler met bedrijfseigen data.